De cuatro herramientas a una, en diez minutos

De dónde sale NowEat

NowEat empieza en un restaurante concreto. El CEO y desarrollador del proyecto quería montar algo propio, y su hermano lleva un restaurante donde chocaba una y otra vez con el techo de la herramienta que usaba, Cover Manager: buena, pero pensada para grupos grandes y sobredimensionada para un restaurante medio.

Ese fue el punto de partida. Al mirar el resto del mercado se confirmó la sospecha: cada herramienta resuelve bien una parte y ninguna las junta. Ahí es donde entramos.

El producto está construido con IA, con el CEO, que es quien desarrolla, revisando cada línea de código, y yo a cargo de la usabilidad. Los costes de desarrollo han sido, básicamente, las llamadas a las APIs de los modelos. Eso es lo que permite que dos personas hayan sacado una plataforma entera a producción sin inversión externa, y lo que deja margen para ofrecerla por debajo de lo que cobra el resto.

El problema

Un restaurante medio en España gestiona su negocio con más de tres herramientas desconectadas entre sí: una para las reservas, otra para el QR, otra para los pedidos y otra para el TPV. El coste combinado supera los 300€/mes, y cuando algo falla en el servicio, el viernes a las 21h con 60 cubiertos, no hay soporte disponible.

El hostelero medio no es un usuario tecnológico. No quiere aprender cuatro interfaces diferentes. Quiere que funcione, que sea fácil de configurar y que cuando falle alguien coja el teléfono.

Competencia y posicionamiento

Qamarero es la competencia directa. Con Heydiga competimos en el bot telefónico con IA. En reservas, los referentes son Cover Manager, The Fork y OpenTable.

A la competencia la miramos todo el rato, no una sola vez. Tener las mismas funciones que ellos no nos hace ganar, pero no tenerlas nos deja fuera. Lo que nos diferencia es otra cosa: el precio por módulos, que respondan de verdad cuando llamas y que configurarlo cueste diez minutos.

Lo que nos dijeron los que ya lo sufrían

Hablamos con propietarios y con gente que trabaja en sala, de restaurantes de distinto tamaño y sin elegirlos por perfil. Ninguno nos habló de funcionalidades. Todos nos hablaron de riesgo: de lo que puede salir mal si cambian algo que ya funciona. De ahí salió la decisión que sostiene todo lo demás: que el restaurante no se pare nunca, pase lo que pase.

El miedo que más pesaba tenía nombre: nadie cambia de sistema en plena temporada. El primer restaurante que hemos migrado venía de Cover Manager, que es justo donde empezó todo.

Decisiones de diseño

Un análisis exhaustivo de nuestros usuarios, de la competencia y de las mejores prácticas me llevó a tomar estas decisiones.

Diseñé la arquitectura del producto como 6 módulos independientes pero cohesivos: menú digital (con traducción automática a más de 10 idiomas), pedidos en mesa, TPV/KDS, reservas, bot telefónico y un paquete completo a 99€ que ahorra 58€ frente a contratarlos por separado. La modularidad fue una decisión deliberada: el restaurante pequeño empieza con el menú, el grande entra por el paquete completo.

La primera pantalla no informa, acciona

Diseñé el inicio para que abriera con lo siguiente que hay que hacer: cobrar la mesa 22, sentar a los de la 13, sentar a los de la 3. Cada una con su botón, y sentar una reserva se resuelve ahí mismo, sin pasar por Reservas, buscar al cliente y volver a Mesas. Las ventas del turno están, pero debajo.

No lo aprendes, se lo pides

El asistente con IA está en todas las pantallas, no escondido en un menú. Cambiar un plato de la carta o del menú del día es tan sencillo como decírselo: subir un precio, quitarlo porque se ha acabado, cambiar la descripción. Control total sobre la carta y sobre el funcionamiento del restaurante sin recordar dónde vive cada ajuste: reconocer antes que recordar, la sexta heurística de Nielsen. Es la respuesta directa a lo que más se repitió en las entrevistas: que cada software nuevo obliga a volver a aprender.

El alérgeno se captura una vez y aparece donde puede hacer daño

Decidí que al dar de alta un plato los alérgenos fueran los catorce de declaración obligatoria en chips, y no un campo de texto libre. Ese dato viaja hasta la reserva: sale en rojo sobre el nombre del comensal, en la pantalla que se mira justo antes de sentarlo.

Abajo lo del servicio, detrás lo de gestión

Repartí la navegación por el momento en que se usa cada cosa. Siempre a un toque, en la barra de abajo: mesas, pedidos, cocina y reservas. Detrás de "Más": fichaje, carta, clientes, caja, informes y ajustes, que se tocan fuera del servicio. Y dentro de Mesas el primer filtro son las zonas, porque un camarero no trabaja el local entero, trabaja su zona. Los avisos de la barra cierran el sistema: dicen que hay algo pendiente sin necesidad de entrar.

Cada restaurante ve su sala como la tiene

Las mesas se ven en cuadrícula o sobre el plano real del local, y lo elige cada restaurante en ajustes. No impuse una vista porque cada sala se maneja distinta: es flexibilidad y eficiencia de uso, la séptima heurística de Nielsen.

Ninguna pantalla se queda en blanco

Cocina sin pedidos, un filtro sin resultados, un informe sin datos. Diseñé un estado vacío para cada una, con su icono y su frase, porque son justo las pantallas que más ve un restaurante el primer día, cuando todavía no hay nada dentro.